Na het kiezen van deze AFO verschijnt het overzichtsscherm budgetten:
: Klik op deze icoon om een nieuw budget in te voeren. Zie verder paragraaf 243.2.1.
: Met deze icoon kan men de gegevens welke bij een budget ingevoerd zijn bekijken.
: Indoen men op deze icoon klikt wordt het budget uit de operationele budgetten verwijderd.
: Gebruik deze optie om budget informatie te printen. Zie sectie 243.2.2.
: Kiest men voor deze optie dan worden er andere gegevens van de budgetten getoond.
: Bij deze optie kan er gekozen worden om alleen de budgetten te tonen die op dit moment in gebruik, ‘operationeel' zijn. Indien alleen de in gebruik zijnde budgetten getoond worden, kan men ook kiezen om alle budgetten te tonen.
: Met deze optie kan men diverse aanpassingen doen voor de budgetten, o.a. overhevelen naar een nieuw jaar. Zie verder paragraaf 243.4.
: Met deze optie kan men budgetten oproepen voor een bepaald jaar.
: gebruik deze optie voor een overzicht van budgetbestanden geïmporteerd via AFO 278. Zie de help voor AFO 278 – Import financiële details budget voor meer informatie.
Let op
De budget codes in het geïmporteerde bestand kunnen overeenkomen met bestaande budget codes, maar dat is niet noodzakelijk. De geïmporteerde budgetgegevens zijn niet direct gerelateerd aan de budgetten die in AFO 243 worden getoond. Er is geen koppeling tussen beiden. De import is alleen bedoeld om gegevens van het financiële systeem binnen Vubis Smart te tonen. Normaal gesproken moeten de budget codes natuurlijk wel overeenkomen.
: Gebruik deze optie om de budget informatie op een andere manier te bekijken. Zie sectie 243.2.3.
: Klik op deze icoon om een nieuw budget in te voeren. Er verschijnt een invulscherm:
In de eerste drie invoervelden kunt u de code, omschrijving en aanwijzingen voor het gebruik invoeren.
Groep: als u dit aanvinkt kunt u een budgetgroep aanmaken. Hier kunt u dan later budgetten aan koppelen via de optie . Zie verder paragraaf 243.3.2.
Type fonds: U heeft de keuze uit:
·
Standaard: bij deze budgetten worden tijdens de bestelling op bedrag gecontroleerd (spil- en blokkeerbedrag).
·
Nul-basis: bij deze budgetten wordt tijdens de bestelling niet op bedrag gecontroleerd (spil en blokkeerbedrag).
Status: Een budget kan 3 verschillende statussen hebben nl.:
·
Operationeel: om er mee te werken
·
Geblokkeerd: als men om een bepaalde reden het geld wil behouden dan blokkeert men het budget
·
Niet gebruikt : het budget wordt dit jaar niet meer gebruikt of helemaal niet meer.
Activeren begindatum, Activeren einddatum: de defaults voor de begin- en einddata zijn gebaseerd op het huidige fiscaal jaar. Deze twee velden vormen de ‘activeringsperiode” voor het budget. De waarden die worden ingevuld moeten binnen een enkel fiscaal jaar vallen, maar mogen minder dan de gehele periode bedragen.
Spilbedrag: Het spilbedrag wordt vaak gebruikt om controle te houden op het nog te besteden budgetbedrag. Indien hier een bedrag ingevoerd wordt krijgt men een waarschuwing zodra er een bestelling gedaan wordt waarbij dit bedrag overschreden wordt.
Voorbeeld:
Men heeft een nog te besteden bedrag van € 200,-.
Het spilbedrag staat op € 50,-.
Er wordt een bestelling gedaan van € 175,-.
Er is genoeg budget, maar er wordt een waarschuwing gegeven omdat men onder het spilbedrag (€ 50,-) komt.
Blokkeerbedrag: Als men hier een bedrag invoert wordt een eventuele bestelling niet aanvaard zodra dit bedrag overschreden wordt. Dit bedrag kan ook negatief zijn. Rekening houdend met bestellingen waar een hoger bedrag aan gehangen wordt dan het werkelijke bedrag is.
Spil- en blokkeerbedragen kunnen worden gespecificeerd als percentages van de budgetallocatie. Spil- en blokkeervelden kunnen worden gespecificeerd als negatieve percentages ten behoeve van over-commitment/overspending van budgetten.
Regenereer het budget automatisch op einde van het jaar: Aanstippen van dit vinkje geeft aan dat dit budget automatisch moet worden gegenereerd naar een nieuw fiscaal jaar gedurende de verwerking van het eindejaarproces.
Uitstaande verplichtingen transporteren: Verplichtingen worden overgeheveld naar een volgend boekjaar.
Beschikbare balans transporteren: In dat geval worden ook de facturen naar het volgend boekjaar overgeheveld.
Gebruik: Dit is een vrij tekstveld.
Na het invoeren van een budget verschijnt het overzichtsscherm:
Nr: Dit nummer wordt automatisch door het systeem gegenereerd.
Budget: De code van het budget wordt hier getoond.
Verwoording: De ingevoerde verwoording voor het betreffende budget wordt getoond.
Boekh.: De boekhoudkundige stand.
Verpl.: De ingevoerde verplichtingenstand.
Saldo: Het nog openstaande saldo.
Als men kiest voor de optie komt daar nog bij:
Overb.: Indien er overboekingen gedaan zijn voor een budget wordt dat hier getoond.
Toek.: De ingevoerde toekenningen worden hier getoond.
Betaald: Het totaal bedrag van de reeds betaalde bestellingen worden getoond.
Bhk. jr: Het actuele boekhoudkundige jaar.
Verpl.jr: Het actuele verplichtingenjaar.
: Gebruik deze optie om budget informatie te printen. De hier on te voeren gegevens zijn afhankelijk van de structuur van de budgetcodes.
Voor budget codes gebaseerd op positie (d.w.z. er is geen delimiter gedefinieerd in AFO 272 - Diversen):
Van positie en tot positie: Het systeem totaliseert alle budgets met unieke waarden in de budgetten in de posities Van – Tot (d.w.z. posities 5 – 10). Het resultaat wordt gesorteerd op basis van de inhoud van deze twee posities.
U kunt Restrictie op (ander gedeelte) gebruiken om de display nog verder te beperken tot budgetten die de karakters bevatten als gespecificeerd, in het gedeelte van het budget voor de Van positie of na de Tot positie.
In bovenstaand voorbeeld printen we de gegevens van budgetten met de letters "AP" op elke andere positie dan 5-10 – deze budgetten worden getotaliseerd in een samenvatting met een regel elk voor iedere unieke combinatie van karakters 5 t/m 10.
Wanneer er een delimiter is gedefineerd voor deelbudgetten in AFO 272 – Diversen, is het invoerscherm iets anders. Wanneer er een delimiter is gedefinieerd betekent dit dat de structuur van de budgetcodes gebaseerd is op dit teken. In onderstaand voorbeeld is een slash ("/") gebruikt als onderdeel van de budgetcodes:
De delimiter wordt bovenaan het invoerscherm getoond.
van deel en naar deel: Het systeem totaliseert alle budgetten met unieke waarden in het eerste gedeelte van de code (tot aan de eerste slash). Met de budgetten uit het voorbeeld geeft dat het volgende resultaat.
Wanner u 1 invult bij Van deel en 2 bij Tot deel, zal het systeem totalen berekenen voor elke uniek combinatie van deel 1 en deel 2 van de budgetcodes (d.w.z. tot aan de tweede slash). Dat leidt tot het volgende resultaat:
Let op
Wanneer er twee delimters zijn gedefinieerd in AFO 272 – Diversen, zal het systeem vervolgens vragen om Van deel en Tot deel voor de tweede delimiter.
Nadat u op heeft geklikt verschijnt nog een invulscherm:
Restrictie op (ander gedeelte): u kunt dit veld leeg laten of een waarde invullen die voorkomt in gedeelten van de budget code voor of na het Van deel en Tot deel.
Als u bijvoorbeeld 01 invoert, totaliseert het systeem alleen budgetten met "01" in de budget code. Het "01" gedeelte mag niet voorkomen in het deel van het budget dat is opgegeven in het Van deel en Tot deel.
Let op
Hiermee worden alleen operationele budgetten afgedrukt – budgetten met status 'niet in gebruik' worden overgeslagen.
Als u de optie selecteert, wordt een nieuw scherm getoond met de status en hierarchie van de budgetten in een boomstructuur. Aan de linkerkant staat de boomstructuur met budgetten, de rechterkant wordt dynamisch gevuld afhankelijk van de geselecteerde positie in de boom.
Na selectie van de optie is de default display voor het lopende financiële jaar. Wanneer u andere ingangen in de boomstructuur kiest, wordt het overeenkomstige budget (of budget niveau) getoond aan de rechterkant.
De getoonde structuur wordt bepaald door instellingen in AFO 272 – Boomstructuur budget.
Er zijn 3 tabbladen voor het tonen van budgetgegevens. De getoonde velden zijn hetzelfde als op het overzichtsscherm van AFO 243, met een paar uitzonderingen:
Budget niveau: bij het tonen van de totalen voor een financieel jaar is dit veld leeg. In andere gevallen wordt het budget of deel van budget getoond dat u geselecteerd heeft in de boom.
Gebudgetteerd bedrag: dit is inclusief de som van getransporteerde bedragen van andere jaren, toekenningen en speciale transacties.
Hier staan de velden die alleen informatie bevatten bij het tonen van een specifiek budget. De velden zijn leeg bij het tonen op hogere niveaus.
Hier staat de laatst ingevoerde noot van een specifiek budget.
Wanneer u klaar bent met het bekijken van de boomstructuur, kunt u met de button terugkeren naar het overzichtsscherm van AFO 243.
Door in het budgetoverzicht deze optie te kiezen of te klikken op een budget verschijnt de inhoud van het budget:
Om daadwerkelijk met een nieuw budget te kunnen werken moet er ook geld in gestort worden. Zie paragraaf 243.3.1.
: Selecteer een nummer en kies deze optie om een van de ‘Algemene gegevens' te wijzigen.
Als u van de algemene gegevens ‘Verwoording', ‘Spilbedrag', 'Blokkeerbedrag', 'Boekhoudkundig jaar' of ‘Verplichtingenjaar' selecteert verschijnt een invoerscherm waarop u deze gegevens kunt wijzigen.
: Nadat u deze optie heeft gekozen, schakelt het systeem door naar de standaard output-procedure.
: Een vrij tekstveld. Als u deze optie kiest verschijnt een invulscherm. De inhoud komt in veld 15 terecht. U kunt meerdere notities maken.
: Deze button is alleen actief wanneer het een budgetgroep betreft. Zie verder paragraaf 243.3.2.
: Deze button is alleen actief wanneer het een budgetgroep betreft. Zie verder paragraaf 243.3.2.
: Met deze optie kunt u kijken welke restricties er zijn ingesteld voor dit budget (optioneel). Zie voor meer informatie de help van AFO 277 – Besteladministratielijsten – Budgetlijsten per locatie.
Let op!
Deze opties hebben altijd betrekking op één budget. Sommige van deze opties kunnen ook voor alle budgetten samen worden uitgevoerd (zie hiervoor de optie ‘Globale opties' in paragraaf 243.4).
Door te klikken op regel 16 of 17 kunnen bedragen worden toegekend aan een budget.
·
(16) Transacties (boekhoudkundig): Hier voert men het toe te kennen bedrag in.
·
(17) Transacties (verplichtingen): Hier kan je vooraf een bedrag reserveren om bv. tijdschriftenabonnementen te betalen.
Klik op om een nieuwe toekenning te doen. Er wordt een invoerscherm getoond:
Type: hier heeft u de keuze uit:
·
Overboeking: Om een bedrag over te nemen van een vorig jaar. Als dit een keer gebruikt is, moet dit steeds manueel blijven gebeuren.
·
Niet-factuurgebonden speciale verrichting: Deze optie wordt bijvoorbeeld gebruikt indien iemand een schenking doet.
·
Toekenning: Deze optie wordt gebruikt voor een nieuw budget.
Bedrag: Hier wordt het bedrag voor het budget ingevoerd, zonder interpunctie!
Verklaring: Een soort van noot, moet ingevuld worden.
Ook verplicht(en): Hier moet men een N (van nee) invullen. Zet men hier een J (van ja) dan kan er verder niks meer met dit budget worden gedaan.
Budgetgroepen zijn groepen van budgetten die kunnen worden gebruikt om automatisch kosten te spreiden over meerdere budgetten.
Een voorbeeld: als budgetgroep XXX bestaat uit de budgetten A (50%) en B (50%), zal een bestelling met een bedrag van 100 automatisch een kostenpost van 50 voor budget A en 50 voor budget B genereren.
Een ander voorbeeld: als budgetgroep XXX bestaat uit de budgetten A (70%) en B (30%), zal een bestelling met een bedrag van 200 automatisch een kostenpost van 140 voor budget A en 60 voor budget B genereren.
Wanneer u bij het aanmaken van een budget aangevinkt heeft dat dit een budgetgroep is, kunt u hier vervolgens budgetten aan koppelen die deel uitmaken van de groep.
·
: Deze button is alleen actief wanneer het een budgetgroep betreft. Wanneer u deze optie kiest verschijnt een overzichtsscherm:
: kies deze optie om een bestaand budget aan de groep toe te voegen. Vervolgens wordt een invulscherm getoond. Hier kunt u een budgetcode kiezen uit de dropdown lijst en het percentage wijzigen.
: selecteer een budget en dan deze optie om het percentage te wijzigen.
: selecteer een budget en dan deze optie om het budget uit de groep te verwijderen.
Let op
Indien de budgetgroep ‘in gebruik' is, zijn er geen wijzigingen toegestaan. 'In gebruik' wil zeggen dat deze budget groep al is toegekend aan bestellingen in het huidige verplichtingenjaar van het budget. Wanneer u dit probeert verschijnt een waarschuwing.
Deze waarschuwing verschijnt ook wanneer u geen rechten heeft om budget groepen te wijzigen) als gedefinieerd in AFO 611 – Login-restricties bestelmodule).
·
: Deze button is alleen actief wanneer het een budgetgroep betreft.
Wanneer u deze optie kiest wordt een scherm met de technische gegevens getoond:
Let op
De bedragen in Spilbedrag en Blokkerbedrag worden genegeerd voor budgetgroep records, aangezien het budgetgroep record zelf geen geld toegewezen krijgt. Waneer een budgetgroep wordt gebruikt bij een bestelling, worden de Spilbedragen en Blokkerbedragen van elk individueel budget in de groep afzonderlijk gecontroleerd om te bepalen of er voldoende geld is om de bestelling te plaatsen.
Aan het eind van het financiële jaar moet een aantal acties uitgevoerd worden om de budgetten over te hevelen naar het volgende jaar. Zie de help van de genoemde AFO's voor meer informatie over sommige stappen.
Voor de datum van het jaareinde
1, in AFO 276 – Fiscale jaar controle, een code aanmaken voor het nieuwe financiële jaar.
Stap 2 kan voor het einde van het jaar of op de datum van het jaareinde gedaan worden
2. in AFO 243 – Globale opties – Voer optie 1 uit (om nieuwe budgetten te genereren)
Op de datum van het jaareinde
3. in AFO 243 – Globale opties – Voer de benodigde stappen uit, afhankelijk van de situatie in uw bibliotheek (zie paragraaf 243.4.1).
4. in AFO 272 – Formaat bestelnummer – Wijzig indien nodig de instelling van het bestelnummer, om het nieuwe jaar weer te geven (bijvoorbeeld: wijzig het voorvoegsel in 2007 en het volgnummer in 00001)
5. in AFO 272 – Overige – Default fiscale jaar – wijzig dit in het nieuwe jaar (bijvoorbeeld 2007). Wanneer u nu in AFO 243 gaat zullen de budgetten voor 2007 default getoond worden.
6. zodra de eerste dag van het nieuwe financiële jaar is aangebroken dient u terug te gaan naar AO 276 om het lopende financiële jaar vast te leggen. U kunt dan ook vast de code voor het volgende jaar definiëren, indien gewenst.
7. In AFO 243 – Globale opties – Stel optioneel spilbedragen en/of blokkeerbedragen in..
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: selecteer een regel en dan deze optie om de gekozen actie uit te voeren.
1.
Aanmaken nieuwe budgetten
Met deze menu optie worden alle operationele en geblokkeerde budgetten gekopieerd van het huidige financiële jaar naar het nieuwe. Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond:
Hier kunt u kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen.
Let op!
Alle budgetten met de status ‘Niet in gebruik' worden niet gekopieerd. Wanneer u na het uitvoeren van deze optie erachter komt dat een dergelijk budget in het nieuwe jaar ‘In gebruik” moet zijn, dient u dat budget in het oude jaar operationeel te maken en dan deze optie opnieuw uit te voeren.
Nadat u uw keuze heeft gemaakt wordt een informatiescherm getoond. Hierop staat het jaar waarvoor de budgetten wordt aangemaakt (d.w.z. het huidige jaar +1). Vervolgens wordt een lijst van de budgetten die niet ‘In gebruik' zijn in het huidige jaar getoond.
2.
Overdragen totale boekhoudkundige saldi
Met deze optie worden de totalen van de boekhoudkundige saldi overgedragen naar de nieuw aangemaakt budgetten. Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond (zie boven). U kunt weer kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Daarna verschijnt een informatiescherm met het jaar waarvoor de budgetten wordt aangemaakt (d.w.z. het huidige jaar +1). Vervolgens wordt een lijst van de budgetten die niet ‘In gebruik' zijn in het huidige jaar getoond.
Let op:
Deze optie neemt de overgebleven gelden van de budgetten mee naar het volgend jaar.
3.
Overdragen bestelverplichtingen
Met deze optie worden de totale verplichtingen overgedragen naar de nieuw aangemaakt budgetten. Wanneer u deze optie kiest wordt eerst een informatiescherm en vervolgens een invoerscherm getoond:
U kunt weer kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Vervolgens schakelt het systeem door naar het standaard scherm voor het uitvoeren van processen.
Let op:
Deze optie neemt de uitstaande verplichtingen van de budgetten mee naar het volgend jaar.
4.
Overdragen bestelverplichting en (daaraan gelijke) boekh. saldi
Met deze optie worden de totale verplichtingen overgedragen naar de nieuw aangemaakt budgetten en toegevoegd aan het boekhoudkundige saldo. Wanneer u deze optie kiest wordt eerst een informatiescherm voor het nieuwe jaar getoond en vervolgens een invoerscherm getoond. U kunt weer kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Vervolgens schakelt het systeem door naar het standaard scherm voor het uitvoeren van processen.
Let op:
Deze optie neemt de uitstaande verplichtingen van de budgetten mee naar het volgend jaar en voegt de bedragen toe aan het actuele boekhoudkundige saldo.
5.
Veranderen boekhoudkundig jaar
Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond:
U kunt weer kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Daarna wordt een informatiescherm voor het nieuwe jaar getoond.
Nadat u het boekhoudkundige jaar heeft gewijzigd worden facturen die geboekt worden op dit budget betaald uit het geld van het boekhoudkundige saldo van het nieuwe jaar.
6.
Veranderen verplichtingsjaar
Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond:
U kunt weer kiezen of u de operatie wilt uitvoeren voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Daarna wordt een informatiescherm voor het nieuwe jaar getoond.
Nadat u het boekhoudkundige jaar heeft gewijzigd worden nieuwe bestellingen verplicht tegen gelden uit het budget van het nieuwe jaar.
7.
Aanpassen spilbedragen
Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond. U kunt kiezen of u spilbedragen wilt aanpassen voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Er wordt een invoerscherm getoond waarop het nieuwe bedrag (of percentage) kunt aangeven.
Let op:
Deze stap kan op elk willekeurig moment van het financiële jaar worden uitgevoerd.
8.
Aanpassen blokkeerbedragen
Wanneer u deze optie kiest wordt een invoerscherm getoond. U kunt kiezen of u blokkeerbedragen wilt aanpassen voor alle operationele en geblokkeerde budgetten, of dat u per budget wilt beslissen. Er wordt een invoerscherm getoond waarop het nieuwe bedrag (of percentage) kunt aangeven.
Let op:
Deze stap kan op elk willekeurig moment van het financiële jaar worden uitgevoerd.
Opmerkingen m.b.t. budget groepen:
Records voor budgetgroepen worden op dezelfde wijze verwerkt als gewone budgetten. Alleen zit er geen geld in deze budgetten.
Budgetgroepen worden overgeheveld naar het volgende financiële jaar wanneer de optie ‘Automatisch regenereren' op Ja staat. Wanneer een budget dat behoort bij de budgetgroep deze optie uit heeft staan, zal het budget uit de groep verwijderd worden als onderdeel van de eindejaarsverwerking. De ‘In gebruik' vlag van de budgetgroep zal uitgezet worden. Nadat stap 1 van de eindejaarsverwerking (aanmaken nieuwe budgetten) is uitgevoerd, is de budgetgroep niet in gebruik. Totdat er een bestelling gemaakt wordt voor deze budgetgroep, kan de bibliotheek nog wijzigingen aanbrengen in de budgetgroep (zoals aanpassen van de percentages).
Wanneer in stap 3 (overdragen bestelverplichtingen) geconstateerd wordt dat een budgetcode bij een budgetgroep hoort en de groep activeringsvlag niet op 1 staat, vindt de overdracht niet plaats.
·
Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
July 2008 |
Creation |
|
|
2.0 |
May 2009 |
more info on budget groups; more info on setting accounting and commitment year; more infor on printing |
|
|
3.0 |
June 2010 |
New option tree view; improved subsection headings |
|